Unser Human Resources Team ist der Dreh- und Angelpunkt im People & Culture Department. Wir sind das verbindende Element zwischen unseren Standorten und unseren Mitarbeitenden. Von der Personalplanung und dem Recruiting über das Onboarding, Vertragsänderungen und besonderen Anliegen bis hin zum Offboarding – wir kümmern uns um alles.

Unsere Personalreferent:innen und Personalsachbearbeiter:innen arbeiten Hand in Hand und stehen im ständigen Austausch mit den Führungskräften und Mitarbeitenden vor Ort. Bei Phorms legen wir großen Wert auf ein kollegiales Miteinander. Daher setzen wir nicht auf ein anonymes Ticketsystem – bei uns stehen die Menschen und der persönliche Kontakt im Mittelpunkt. Dank der Expertise unserer Fachabteilungen in rechtlichen sowie abrechnungs- und marketingtechnischen Fragen können wir uns voll und ganz auf die Personalbetreuung und strategische Organisationsentwicklung konzentrieren. Unser großes und vielfältiges Team hat für jedes Anliegen die passende Lösung und unterstützt tatkräftig.

Wir schätzen die Erfahrungen unserer Kolleg:innen und sind stets bestrebt, uns weiterzuentwickeln. Flexibilität und die Bereitschaft, neue Wege zu gehen, zeichnen uns aus. Bei Phorms sind wir mehr als nur ein Team – wir sind eine Gemeinschaft, die gemeinsam wächst und neue Horizonte entdeckt.

Unser Payroll Team ist dafür zuständig, dass alle Mitarbeitenden jeden Monat pünktlich ihr Gehalt inklusive aller individuellen Zusatzleistungen ausbezahlt bekommen. Damit der Prozess reibungslos funktioniert, sind wir in Bezug auf diese Zahlungen vollumfänglich für unsere Standorte zuständig – das ist natürlich viel mehr, als nur Daten in Excel-Listen zu erfassen. Wir bearbeiten Fachfragen der Standorte, betreuen die Außenprüfungen und führen auch interne inhaltliche Prüfungen der uns vorliegenden Informationen, wie beispielsweise der Kontoverbindungen, durch.

Unsere Standard-Abrechnung ist grundsätzlich nicht sehr aufwendig. Wir versuchen, den Wünschen der Standorte entsprechend, alles umzusetzen. Dadurch entstehen jeden Monat zahlreiche Änderungen, die wir berücksichtigen und korrekt abrechnen müssen. Da unser Geschäftsjahr im Juli endet, haben wir im August immer eine Hochphase, was Ein- und Austritte sowie entsprechende Änderungen betrifft. Die Aufgaben sind insgesamt sehr abwechslungsreich – wer Payroll mag, bekommt bei uns das Beste aus allen Teilbereichen zusammen.

Mit den richtigen Mitarbeitenden gelingt gute Schule und Kita. Denn auch das beste Konzept braucht Menschen, die es im Alltag engagiert und motiviert umsetzen. Deshalb unternehmen unsere Personalmarketing und Talent Acquisition Teams, die zur Abteilung People & Culture gehören, alles dafür, dass sich die passenden Lehrkräfte und Pädagogischen Fachkräfte bei uns bewerben und vakante Stellen nachhaltig und langfristig besetzt werden können. 

Das fängt beim Schalten der Stellenanzeigen an, geht über das Thema Social Recruiting, umfasst das Bespielen unseres Karriere-Blogs und unserer Social-Media-Kanäle und reicht bis hin zur Konzeption und Umsetzung größerer Personalmarketing-Kampagnen und Veranstaltungen. Die Aktivitäten zur Talent-Gewinnung erstrecken sich außerdem auf die Direktansprache von Kandidat:innen und die aktive Teilnahme an relevanten Messen. Bei alledem behalten wir auch das interne Personalmarketing sowie eine konsequente Erfolgsmessung und Qualitätssicherung aller Maßnahmen im Blick.
Der Kreativität sind bei unserer Arbeit keine Grenzen gesetzt, denn die Kolleg:innen aus der Grafikabteilung setzen unsere Ideen professionell in Szene. 
 

Wir sind die Marketing-Einheit der Phorms Gruppe und partnerschaftliche Berater:innen für unsere Kitas, Schulen und die Erzieherakademie. Gemeinsam haben wir ein Ziel: Wir wollen Schüler:innen mit ihren Eltern für unser Bildungskonzept begeistern. 

Von Zielgruppen-, Markt- und Wettbewerbsanalysen über die Konzeption aufmerksamkeitsstarker Kampagnen bis hin zur Umsetzung kreativer Maßnahmen mithilfe unseres Inhouse-Kreativ-Teams: Unsere tägliche Arbeit ist geprägt von der Vielfalt unserer Standorte und ihren Bedürfnissen. Wir haben Spaß daran, im Team verschiedene Marketingaktivitäten zu konzipieren, neue Kommunikationskanäle zu testen und Formate zu entwickeln, die große Wirkung entfalten. 

Egal ob Berlin, Hamburg, München, Frankfurt oder Baden-Württemberg - unsere Phorms Kitas und Schulen haben viele Gemeinsamkeiten und sind doch jede für sich ganz einzigartig. Dieser Herausforderung stellen wir uns täglich im Grafik-Team und meistern sie mit Leidenschaft gestalterisch. 

Wir sorgen für einen unverwechselbaren Auftritt - egal ob zur Eröffnung eines neuen Standorts, bei der Gewinnung neuer Schüler:innen oder auch neuer Kolleg:innen. Vom Bleistift bis zum Imagevideo: Was wir in die Finger kriegen, bekommt nicht nur die Phorms Handschrift, sondern hinterlässt auch einen positiven ersten, zweiten oder sogar bleibenden Eindruck. 

Im Controlling beraten und unterstützen wir die Geschäftsführungen unserer Kitas und Schulen in kaufmännischen Angelegenheiten. Einerseits liefern wir die klassischen Reportings, Ad-hoc-Analysen, Forecasts und Budgetplanungen, andererseits unterstützen wir bei der Kalkulation von Sonderprojekten wie beispielsweise einer neuen Mensa oder Sporthalle. Darüber hinaus sind wir auch für Konzernthemen wie Risiko- und Liquiditätsmanagement sowie Personalcontrolling zuständig.

Da unser Geschäftsjahr mit dem Schuljahr einhergeht, ist in der Budgetphase von Mitte April bis Anfang Juni sowie zum Jahresabschluss im September/Oktober am meisten zu tun. Dafür sind Juli und August sowie der Dezember ruhiger: Zeit also für kreative Projektthemen. Wir arbeiten nicht konsumgetrieben, sondern mit Sinn und Verstand daran, unsere Wirtschaftlichkeit sicherzustellen, denn das ist die Existenzgrundlage, ohne die wir keine Schule machen können. 

Unser Accounting Team sorgt dafür, dass die Rechnungen aller Schul- und Kitastandorte fristgerecht gezahlt werden. Das reicht von Schulbuchbestellungen über Elternbeitrags-Rechnungen bis hin zur Ausstattung ganzer Standorte mit dem nötigen Inventar sowie der Bezahlung des Personals. So können sich alle Mitarbeitenden an den Standorten auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren – seien es verwaltungstechnische Aufgaben oder die Arbeit am Kind. 

Als Buchhalter:in bewegt man sich dabei in den geltenden Bilanzierungsrichtlinien, kann aber mit den Standorten und den Mitarbeitenden vor Ort sehr viel eigeninitiativ durchführen. Deshalb ist für jeden Standort mindestens ein:e Buchhalter:in als direkte Ansprechperson zuständig. Unser Geschäftsjahr entspricht dem Schuljahr und endet im Juli. Dementsprechend findet auch der Jahresabschluss im Sommer statt und man kann sich am Ende des Kalenderjahres auf die Feiertage freuen -Urlaubssperren gibt es bei uns grundsätzlich nicht. 

Unser engagiertes IT Business Applications-Team kennt keinen Stillstand und arbeitet am Puls der sich ständig verändernden IT-Landschaft. Sein Ziel ist es, die digitale Transformation bei Phorms voranzutreiben. Unser Team ist für den Support verschiedener Anwendungen wie beispielsweise MS Teams und Office zuständig, was in enger Kooperation mit der zentralen IT-Abteilung, anderen Abteilungen der Verwaltung sowie unseren Schulen und Kindertagesstätten erfolgt. 

Die Projekte umfassen wichtige Initiativen wie die Neugestaltung unseres Intranets oder die Einführung der elektronischen Signatur für Elternverträge. Die Weiterentwicklung unserer Schulmanagement-Software und die Bereitstellung moderner digitaler Kommunikationslösungen im Kontakt mit Eltern sind weitere wesentliche Bestandteile der Arbeit.

Im Vergleich zu Großkonzernen geht dabei die Flexibilität nicht verloren. Durch die Arbeit an vielfältigen unterschiedlichen Projekten und Anwendungsgebieten haben die Mitarbeitenden die optimale Möglichkeit, mit modernen Tools und immer neuen Anwendungsfällen zu arbeiten und so ihr Wissen kontinuierlich zu erweitern. Bei all ihren Tätigkeiten hat das Team stets die kritischen Punkte im Blick, sucht nach Möglichkeiten zur Optimierung der Prozesse und sichert die Zukunftssicherheit unserer IT-Systeme.

Als zentrale IT-Abteilung eines Bildungsträgers verantworten wir die grundlegende IT-Infrastruktur. Sie ist ein essenzielles Element, das Lehrende und Lernende in die Lage versetzt, in einer zunehmend digitalen Welt effektiv zu arbeiten. Wir stellen sicher, dass Netzzugänge und lokale Netzwerke zuverlässig funktionieren und unterstützen eine nahtlose Kommunikation und Zusammenarbeit.
 

Unsere Verpflichtung zur technischen Entwicklung spiegelt sich in der Unterstützung des Bildungsauftrags wider, indem wir innovative und stabile IT-Systeme für unsere Schulen bereitstellen. Unsere langfristige Vision ist es, eine IT-Infrastruktur zu gestalten, die sowohl leistungsstark als auch anpassungsfähig ist. Mit dieser klar formulierten Mission streben wir danach IT von höchster Qualität bereitzustellen, die sowohl den Bedarfen als auch den Wünschen unserer Anwender:innen – sowohl Lehrkräften als auch Schüler:innen – entspricht.
 

Wir haben uns das Ziel gesetzt, digitale Kompetenzen zu fördern und sicherzustellen, dass unsere IT-Infrastruktur die Voraussetzungen dafür schafft, dass jede:r bei uns Zugang zu modernen Lern- und Lehrmöglichkeiten hat. Unsere IT-Abteilung steht für Innovation und Zuverlässigkeit, die die Grundlage für eine erfolgreiche Bildung im digitalen Zeitalter bilden.

Das Beschaffungsmanagement-Team ist dafür verantwortlich, dass unsere Kitas und Schulen zu jeder Zeit mit allen benötigten Lehrmaterialien und Einrichtungsgegenständen ausgestattet sind. Dafür definieren wir intuitive Prozesse für die Bedarfsmeldungen und setzen uns intensiv mit den gewünschten Artikeln auseinander. Egal ob Mückenstichheiler oder Kastanienbohrer, Schulbücher oder Smartboards – jeder Artikel hat seine Berechtigung und unser Ziel ist es, den Standorten das jeweils bestmögliche Produkt zur Verfügung zu stellen. Auch die zentrale Verwaltung des Facility-Managements unserer Einrichtungen gehört zu unseren Aufgaben.

Dabei befinden wir uns im Spagat zwischen den pädagogischen Anforderungen der Mitarbeitenden unserer Einrichtungen und den bestehenden betriebswirtschaftlichen Restriktionen. Trotz fragiler Märkte mit Preiserhöhungen und Lieferengpässen tun wir alles dafür, den Pädagog:innen den Rücken freizuhalten, damit sie ihren Bildungs- und Erziehungsauftrag mit möglichst geringem beschaffungstechnischen Aufwand erfüllen können. 

Bei Betreten unseres Headquarters in Berlin ist das Front Office die erste Abteilung, auf die man trifft, denn wir sind für den Empfang der Gäste zuständig, egal ob Bewerbende, Kolleg:innen anderer Standorte oder Geschäftspartner:innen. Ein weiterer großer Aufgabenbereich des Front Office betrifft die Bürokommunikation inklusive des allgemeinen Email-Eingangs sowie der zentralen Telefonanlage. Dazu kommt der Postein- und ausgang: Sämtliche Briefe, Pakete, Kuriersendungen und Warenlieferungen passieren auf ihrem Weg das Front Office, wo ihre Verwaltung, Weiterleitung und Ablage stattfindet. 

Ebenso digitalisieren wir postalische Rechnungen und verwalten einen Teil der Kreditkarten sowie die Barkasse und alle Schlüssel. Auch die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsgütern, Lebensmitteln und Geschenken für unsere Mitarbeitenden fällt in unser Ressort wie auch die Sicherstellung von Sauberkeit und Funktionstüchtigkeit beider Küchen. Des Weiteren kümmern wir uns um das Konferenzraummanagement, das Planen und Buchen aller Reisen und sind auch in die Organisation von Verwaltungsratssitzungen und Hauptversammlung involviert. Wir assistieren der Geschäftsführung und unterstützen die Kolleg:innen der einzelnen Abteilungen, wo wir können. Ob Briefmarke, Datenbank oder Hotelbuchung – wir beherrschen die gesamte Klaviatur des Office Managements. 

Unser Business Development stellt einen wichtigen Baustein in der Weiterentwicklung und dem Wachstum der Phorms Gruppe dar. Entsprechend der von uns analysierten Städte und Regionen arbeiten wir in der Anbahnungsphase daran, Optionen zur Gründung von neuen Kitas und Schulen sowie der Integration von Trägern in unser Schulnetzwerk voranzutreiben. Zu unseren Aufgaben zählt hierbei die Kontaktaufnahme zu den verschiedenen involvierten Parteien. Dies können beispielsweise Ansprechpersonen in der städtischen Verwaltung, in Behörden, bei Immobilienentwickler:innen oder die Geschäftsführung einer bereits bestehenden Einrichtung sein.

In der Umsetzungsphase eines Projektes unterstützen wir das Projektteam bei der Realisierung und übernehmen Teile der Projektsteuerung. Wir bereiten notwendige Unterlagen auf und begleiten engmaschig sämtliche Entwicklungen. In der Integrationsphase sind wir Ansprechpartner:innen für die Entscheidungsträger:innen der neuen Einrichtungen und stellen sicher, dass Erfahrungswerte und Best-Practice-Ansätze ausgenutzt werden. 

Über alle Phasen hinweg dokumentieren wir die Projektfortschritte, leiten daraus Änderungsbedarfe ab und passen unsere Prozesse für die nächsten Projekte an. Wir stehen eng mit anderen Departments wie Legal, Controlling und Marketing sowie den Geschäftsführer:innen unserer Schulen im Austausch und halten im Projektmanagement alle Fäden zusammen.

Als Rechtsabteilung unterstützen und beraten wir unsere Schulen, Kitas und die Verwaltung bei allen rechtlichen Problemstellungen und Anliegen. Schwerpunkte bilden das Vertrags-, Arbeits- und das gewerbliche Mietrecht. Daneben beschäftigen wir uns auch mit einer Vielfalt anderer Themen: z.B. Compliance, Gesellschaftsrecht, öffentlichem Recht oder Markenrecht. Wir gestalten konzernweite Musterverträge und Richtlinien, verhandeln Verträge und unterstützen bei deren rechtlicher Durchsetzung. Wir behalten die für Phorms maßgeblichen rechtlichen Entwicklungen im Blick, informieren darüber und bieten Inhouse-Schulungen zu verschiedenen rechtlichen Themen an. 

Als kleines Team sind wir generalistisch tätig, was unsere Arbeit sehr abwechslungsreich macht. Mit hohem zeitlichem und gestalterischem Freiraum können wir viel Positives bewirken.